(SGTTO) – Với chủ đề “Quản lý hiệu quả công việc bằng công nghệ để hiện thực hóa chiến lược”, buổi “Sharing &Training” do Câu lạc bộ Doanh Nhân 2030 phối hợp cùng Công ty Cổ phần Le & Associates (L & A) tổ chức, thu hút sự quan tâm và tham dự của nhiều doanh nhân, chủ doanh nghiệp và các chuyên gia nhân sự đầu ngành.
Chiến lược kinh doanh đóng vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Chiến lược phải được cụ thể hóa và trực quan bằng “bản đồ chiến lược” để giúp lãnh đạo chọn lọc, tinh chế nó một cách tập trung để có được con đường đạt mục tiêu ngắn và dễ nhất. Đó cũng là kim chỉ nam để khai triển thành kế hoạch chiến lược và chương trình hành động của phòng ban, nhân viên. Do vậy, chiến lược luôn là gốc rễ và mục tiêu chiến lược phải là đích đến của việc thiết kế hệ thống quản lý hiệu quả công việc; và ngược lại quản lý tốt hiệu quả công việc thì mới đảm bảo đạt được mục tiêu chiến lược và hiện thực hóa được chiến lược doanh nghiệp. Và hiệu quả làm việc của nhân viên luôn gắn chặt với tổ chức.
Việc quản lý hiệu quả công việc như thế nào là đúng và đủ phụ thuộc rất nhiều vào văn hóa doanh nghiệp: từ ý chí của lãnh đạo, bản chất của ngành nghề, cách ứng xử và yêu cầu tương tác với các bên liên quan trong và ngoài doanh nghiệp…
Tại phiên thảo luận của hội thảo, các diễn giả đều đồng ý rằng, vấn đề lớn nhất làm cho nhiều doanh nghiệp thất bại trong việc triển khai hệ thống quản lý hiệu quả công việc là người thiết lập hệ thống luôn mong muốn sự hoàn hảo, làm cho hệ thống cồng kềnh phức tạp. Mọi người thường quên rằng tỷ lệ sử dụng cao nhất hệ thống này chính là nhân viên chứ không phải bản thân mình; trong khi đó nhân viên thì rất ngán ngại phải học và dùng những ứng dụng phức tạp. Hãy tôn trọng họ và tuân thủ nguyên tắc “less is more”!
Một hệ thống quản lý hiệu quả công việc tốt cần phải đo lường đúng và có trọng tâm, ngược lại rất dễ dẫn đến những lãng phí không cần thiết đến từ việc đo lường quá nhiều, hoặc sử dụng các thước đo không phản ánh hết các chiến lược kinh doanh. Đây cũng là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến gãy đổ việc quản lý hiệu quả công việc khi người quản lý tạo ra quá nhiều chỉ số. Điều này không những gây tốn công sức, thời gian mà còn không mang lại hiệu quả. Hãy để việc “quản lý” tạo ra được “hiệu quả làm việc”, đừng để việc đo lường tốn thời gian hơn so với hiệu quả mà nó mang lại.
Tại hội thảo, đại diện Peopletrek.com – phần mềm quản lý hiệu quả công việc đã có một cuộc khảo sát nhanh với mọi người tham dự và có được một số kết quả khá bất ngờ.
Đầu tiên, quan niệm rằng mục đích của việc đánh giá hiệu quả làm việc là để trả lương thưởng chiếm đến 63,16% tổng số doanh nghiệp được khảo sát thể hiện một sự nhầm lẫn đáng tiếc. Nếu chỉ dừng ở đó, doanh nghiệp chỉ nhìn vào mục đích ở quá khứ! Trong khi đó, mong muốn của lãnh đạo luôn là phát huy những gì đã làm tốt và cải thiện những gì chưa tốt hôm nay, để ngày mai từng nhân viên làm việc hiệu quả hơn, dẫn đến tổ chức đạt thành tích cao hơn. Vậy nên cách quản lý hiệu quả công việc đúng là xem xét quá khứ nhưng nhìn về tương lai để hướng dẫn để nhân viên phát triển kỹ năng còn thiếu hụt và điều chỉnh cách làm giúp họ đạt được thành tích cao hơn mỗi ngày.
Công nghệ hiện nay có thể giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc giữ chắc quy trình, tập hợp số liệu, đồng bộ hóa thông tin và hỗ trợ cho các cấp quản lý và phòng nhân sự cắt giảm thời gian và công sức trong việc triển khai và theo dõi việc nêu ý kiến phản hồi, đánh giá hiệu quả làm việc và phát triển con người.
Việc sử dụng công nghệ không phải là thay thế hoàn toàn những cuộc gặp 1-1 giữa hai người mà là hỗ trợ cho việc trao đổi và hướng dẫn giữa cấp trên với nhân viên trực quan hơn, dựa trên số liệu, bằng chứng, biện pháp, ghi nhận được theo thời gian thực, và giảm tải những việc nhàm chán cho tất cả mọi người dùng như việc cắt dán, nhập lại thông tin…
Đa số mọi doanh nghiệp (đến 87,5%) trả lời rằng sẵn sàng đầu tư để xây những ứng dụng bắc cầu giúp cho các phần mềm nói chuyện với nhau và tập hợp được số liệu cập nhật từ vận hành để so chiếu với các chỉ tiêu đã nêu ra. Về nguyên tắc thì việc này hoàn toàn khả thi. Tuy nhiên, thực tế cho thấy hệ thống công nghệ của các công ty đa phần là chưa sẵn sàng để kết nối vì về mặt công nghệ là chưa thể mở cổng API. Các doanh nghiệp vẫn phải đổ thông tin, dữ liệu vào các bảng trung gian, tốn kém về thời gian và hiệu quả của ứng dụng lại không cao.
Quyết định thường thấy là doanh nghiệp chấp nhận đi từng bước để ưu tiên tập cho nhân viên hình thành thói quen làm việc định hướng theo mục tiêu, nêu ý kiến phản hồi, hướng dẫn/coaching phát triển năng lực cho nhân viên, và tích hợp từng bước để tiến tới tự động hoàn toàn trong trung hạn. Việc này cũng hoàn toàn hợp lý vì thay đổi quá nhanh và truyền thông nội bộ không đủ thấm, sẽ dẫn tới sự lo ngại và phản kháng của nhân viên, thay vì cùng chung tay với một mục tiêu phát triển từng cá nhân để hiệu quả cao hơn và tổ chức đạt được các mục tiêu chiến lược.
Kết quả khảo sát cũng cho thấy, đa số các doanh nghiệp trong CLB (64,7%) đã từng sử dụng hệ thống quản lý hiệu quả công việc. Tuy vậy số đông doanh nghiệp vẫn sử dụng các công cụ thủ công như Excel (46,15%) và Form giấy (23,08%). Chỉ có khoảng 30% các doanh nghiệp là áp dụng phần mềm trong việc quản lý hiệu quả công việc. Tín hiệu khả quan sau hội thảo là hầu hết các doanh nghiệp (93,75%) đồng ý rằng nếu ứng dụng công nghệ vào quản lý hiệu quả công việc của nhân viên thì sẽ cải thiện kết quả một cách rõ rệt và có đến 75% doanh nghiệp nói rằng sẽ sẵn sàng dùng thử phần mềm quản lý công việc mới cho cấp quản lý của công ty. Con số này rất ý nghĩa và ít nhiều là một cam kết rất đáng hy vọng trong việc sử dụng hệ thống quản lý hiệu quả công việc thành công ở các doanh nghiệp hội viên trong một tương lai gần.
P.V
