Mỹ Huyền –
Nhiều công ty đang sử dụng bộ phận quản lý nhân sự do dịch vụ bên ngoài cung cấp, giúp họ không phải lo lắng việc quản lý nhân sự về mặt hành chính, “rảnh tay” tập trung cho những chiến lược nhằm phát triển công ty.
Cách đây không lâu, một bài viết có tên “It’s time to split HR” (tạm dịch: đã đến lúc chia tách bộ phận nhân sự) đăng trên diễn đàn Harvard Business Review và mở ra một cuộc tranh luận trong giới. Ý tưởng của bài viết là tách bộ phận nhân sự làm hai: một phụ trách các công việc truyền thống như chấm công, tính lương, chế độ cho người lao động; và một phụ trách các vấn đề nhân sự mang tính chiến lược như phát triển đội ngũ lãnh đạo, cơ cấu tổ chức.
Dùng dịch vụ thuê ngoài
Ông Hà Minh Giang, thành viên Hiệp hội Quản trị Nhân sự Hoa Kỳ (SHRM), cho biết qua quá trình tiếp xúc với các doanh nghiệp Việt Nam thì nhận thấy các lãnh đạo doanh nghiệp đang ngày càng nhận thức rõ hơn tầm quan trọng của quản trị nhân sự, từ đó đã đặt ra những yêu cầu cao hơn cho những người đứng đầu bộ phận này. Xu hướng này thể hiện rõ tại những doanh nghiệp có quy mô lớn, hướng đến cải thiện hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững.
Cụ thể, để đáp ứng được kỳ vọng từ lãnh đạo doanh nghiệp, một số người làm công tác nhân sự đã và đang tích cực cải thiện năng lực, nâng tầm công tác quản trị nhân sự tại doanh nghiệp của mình. Họ không chỉ làm tốt những chức năng nhân sự truyền thống mà còn chú trọng phát triển các công tác nhân sự mang tính chiến lược, tạo nhiều giá trị gia tăng cho doanh nghiệp như hoạch định và phát triển đội ngũ kế thừa, lập kế hoạch nguồn lực chiến lược, báo cáo quản trị và phân tích nguồn nhân lực để hỗ trợ, tham mưu cho lãnh đạo trong việc ra các quyết định về nhân sự…
Mặc dù vậy, theo ông Giang, không phải công ty nào cũng đủ tiềm lực để xây dựng đội ngũ nhân sự mạnh, đặc biệt là mạnh về chức năng truyền thống lẫn đáp ứng tốt những yêu cầu khác. Đây là điều kiện phát sinh các công ty chuyên trách làm thay công tác nhân sự (HR outside in) cho các công ty hay tập đoàn có nhu cầu.
Bà Nguyễn Phương Mai, giám đốc nhân sự của Bosch Việt Nam, cho biết xu hướng này khởi nguồn từ các công ty đa quốc gia có trụ sở ở nước ngoài và ngay cả Bosch Việt Nam cũng đã chọn mô hình này. Bà đưa ví dụ một bảng lương của 2.000 nhân viên được xử lý trong nhiều ngày với 2 nhân viên nhân sự, nhưng khi được xử lý bởi dịch vụ thuê ngoài, thì bộ phận nhân sự sẽ dành thời gian tập trung phát triển các mục tiêu đào tạo đội ngũ kế thừa và tương tác với nhân viên mạnh hơn.
Tuy nhiên, khi chọn cách thuê bên ngoài làm mảng hành chính nhân sự, công ty cũng cần cân nhắc. Vì bản chất hoạt động nhân sự của một công ty sẽ liên quan đến ngân sách, mức độ bí mật cần giữ cho các tài liệu của công ty, khả năng điều hành của bộ phận nhân sự và yếu tố biến động đối với nguồn lao động của bộ phận nhân sự. Đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa, bà Mai nhận định ngoài những chi phí nổi như lương cũng cần chú ý đến tâm lý của tổ chức. Nhưng đối với các doanh nghiệp nhỏ, chỉ khoảng 4-5 người, thì cần phải tính toán hết sức cẩn thận khi thuê ngoài.
Khi đã quyết định chọn thuê dịch vụ bên ngoài, công ty cần biết những tổng đài đường dây nóng giúp kết nối giữa nhân sự và các nhân viên, kèm theo đó là hỗ trợ pháp lý, giải quyết các tâm tư của nhân viên khi cần.
Phó tổng giám đốc nhân sự quốc tế của tập đoàn thương mại điện tử eBay cũng cho rằng cần có sự cải tiến cấu trúc bộ phận nhân sự ngày nay, để có thể song hành và đóng góp ý tưởng cho chiến lược của công ty. Tương tự, ông Lê Ngọc Ban, quản đốc phân xưởng của nhà máy Phân đạm Phú Mỹ cho rằng đối với nhà máy, vai trò của bộ phận nhân sự rất quan trọng. Hiện tại nhà máy vẫn đang duy trì bộ phận nhân sự truyền thống và chiến lược từ nhân sự vẫn được coi trọng. Tuy nhà máy xây dựng theo mô hình tự động nhưng vẫn cần có nhân sự bên trong cho các công tác giám sát, hành chính để bảo đảm quyền lợi của nhân viên và sản lượng từ nguồn nhân lực một cách sâu sát nhất.
Tiêu chuẩn hóa giao dịch về nhân sự
Việc sử dụng hành chính nhân sự thuê ngoài còn có thế mạnh là chỉ cần thuê một công ty nhưng sẽ chịu trách nhiệm làm dịch vụ cho tất cả các công ty con khác thuộc cùng tập đoàn mà ở nước ngoài. Điều này cho phép các tiêu chuẩn trong điều hành của tập đoàn được bảo đảm đồng nhất. Ví dụ với hệ thống SAP để tiêu chuẩn hóa và tập trung các hoạt động giao dịch hành chính nhân sự của một tập đoàn Anh Mỹ, thì một văn phòng tại một nước được chọn sẽ đảm trách công việc nhân sự cho cả khu vực, chẳng hạn Nigeria sẽ phục vụ cho cả khu vực Tây Phi, Kenya sẽ phục vụ cho cả khu vực Đông và Trung Phi. Tất cả giấy tờ nhân sự sẽ được gửi về nước đó để thao tác lương thưởng và các công việc khác. Việc hệ thống hoá giấy tờ nhân sự còn giảm được chi phí cho cả tập đoàn, bảo đảm phúc lợi cho nhân viên đúng tiêu chuẩn trong khi số liệu báo cáo luôn sẵn sàng đợi cấp quản lý phân tích chiến lược và hiệu quả hoạt động.
Như vậy, có thể thấy được hưởng lợi nhiều nhất từ dịch vụ nhân sự thuê ngoài là lãnh đạo và công ty, do có thể cắt giảm chi phí trong khi dịch vụ sử dụng bảo đảm tính chuyên nghiệp. Hiện các công ty FDI (foreign direct investment), khi chọn đầu tư tại Việt Nam thường chọn dùng dịch vụ này.
